V prvním díle tohoto článku byla popsána příprava na požární kontrolu a její zahájení. Ve druhém díle se podíváme na písemnosti, které si kontrolní orgán vyžádá k předložení. Jedná se především o dokumentaci požární ochrany, dokumenty související s prováděním školení, revizí a kontrol technických a požárně bezpečnostních zařízení a další dokumenty prokazující dodržování předpisů o požární ochraně.

Předkládaná dokumentace požární ochrany

Pokud nepočítáme požárně bezpečnostní řešení (projektovou dokumentaci), bude prvním předloženýmdokumentem požární ochrany Dokumentace o začlenění provozovaných činností podle požárního nebezpečí. Kontrolní orgán vás může na základě skutečností zjištěných při fyzické kontrole pracoviště upozornit na nesprávné začlenění. A to jak nesprávné začlení do kategorie činností, tak na chybějící či naopak přebývající kritéria podle kterých je provozovaná činnost začleněna. V začlenění by mělo být jasně zdůvodněno na základě jakých kritérií zpracovatel (OZO PO / TPO) rozhodl o začlenění do příslušné kategorie (např. množství hořlavých kapalin, tlakových lahví, počet podlaží, požární zatížení s uvedením konkrétní položky dle Vyhlášky apod.).

U činností spadajících do kategorie bez zvýšeného požárního nebezpečí není třeba mít tento dokument zpracován. Kontrolnímu orgánu postačí i ústní sdělení (prohlášení) o tom, že jsou provozovány činnosti bez zvýšeného požárního nebezpečí. Osobně však doporučuji zpracovat tento dokument i pro tyto činnosti, kde budou jasně vyloučena všechna kritéria rozhodná pro začlenění do kategorie se zvýšeným nebo vysokým požárním nebezpečím.

Na základě vašeho začlenění je pak předkládána další dokumentace požární ochrany. U činností se zvýšeným požárním nebezpečím je to požární poplachová směrnice, požární řád (včetně požadovaných příloh – seznamy věcných prostředků PO, požárně bezpečnostních zařízení, požárně bezpečnostního značení a pokyny pro činnost preventivní požární hlídky – pokud je zřízena) a stanovení organizace zabezpečení požární ochrany (organizační směrnice PO). U složitých podmínek pro zásah pak navíc požární evakuační plán a dokumentace zdolávání požáru (operativní karta). U činností s vysokým požárním nebezpečím je kromě výše uvedených dokumentů předkládáno také posouzení požárního nebezpečí. U činností bez zvýšeného požárního nebezpečí se dokumentace požární ochrany nezpracovává. Doporučuji však mít zpracovanou alespoň požární poplachovou směrnici, minimálně tím vyřešíte vaši povinnost mít na pracovišti vyvěšena čísla tísňového volání.

Organizační směrnice PO by neměla být jen několikastránkovým opisem legislativních požadavků a definicí jak tomu často bývá. Méně je někdy více a proto je důležité v tomto dokumentu především přesně vymezit všechny odpovědnosti a povinnosti zúčastněných osob na úseku požární ochrany (vlastník objektu, nájemce, statutární zástupce, vedoucí zaměstnanci, technik PO/OZO PO apod.). Z dokumentu by mělo být jasně patrné, kdo zodpovídá za plnění podmínek požární ochrany na pracovišti (provádění preventivních požárních prohlídek, kontrolní činnost, školení, zajištění revizí a kontrol apod.).

Dejte si pozor, aby veškerá dokumentace byla schválena – podepsána statutárním zástupcem vaší organizace, případně osobou, která má k tomuto úkonu od statutárního zástupce písemné pověření.

Nezapomeňte také příslušnou dokumentace zveřejnit – vyvěsit tak, aby byla dobře viditelné a trvale přístupné pro všechny osoby vyskytující se v místě vaší provozované činnosti. Přístupná by měla být nejen pro vaše zaměstnance, ale i další osoby vyskytující se na pracovišti (zákazníci, dodavatelé, návštěvy apod.). Pokud dokumentaci vyvěsíte jen na šatně či v kuchyňce pro zaměstnance, je to špatně. Týká se to požárních poplachových směrnic, požárních řádů a požárních evakuačních plánů.

Další předkládané dokumenty

Kromě výše uvedené dokumentace požární ochrany po vás při kontrole budou pravděpodobně vyžadovány také dokumenty související se školením zaměstnanců, revizemi a kontrolami technických a požárně bezpečnostních zařízení a prováděním preventivních požárních prohlídek.

U školení se jedná o prezenční listiny a tematické a časové plány školení zaměstnanců a vedoucích zaměstnanců v PO, odborné přípravy preventistů PO a preventivní požární hlídky, případně také školení zaměstnanců zajišťujících požární ochranu v mimopracovní době či obsluhy ohlašovny požárů. Všechny dokumenty by měly obsahovat náležitosti vyplývající z příslušných legislativních předpisů (především se jedná o oprávněnost školitele provádět školení, způsob ověření získaných znalostí apod.). Nezapomeňte, že i tematické a časové plány musí být schváleny statutárním zástupcem vaší organizace.

U všech požárně bezpečnostních zařízení by měla být 1x ročně provedena kontrola provozuschopnosti (pokud výrobce zařízení nestanoví lhůtu kratší). Často se zapomíná především na autonomní požární hlásiče, dveře s panikovým kováním, požární ucpávky, požární žebříky, tlačítka TOTAL STOP a CENTRAL STOP apod. Kontroly provozuschopnosti se samozřejmě týkají také přenosných hasicích přístrojů. Velice častou závadou při kontrolách HZS je skutečnost, že doklady o kontrolách provozuschopnosti požárně bezpečnostních zařízení nesplňují legislativní náležitosti. Doporučuji zkontrolovat soulad dokladu s požadavky vyhlášky o požární prevenci vaším technikem PO/ OZO PO a následně na případné nesrovnalosti upozornit příslušného revizního/kontrolního technika.

Další věc, na kterou se často zapomíná, je písemné stanovení náhradních opatření (technická či organizační) v případě neprovozuschopnosti některého z požárně bezpečnostních zařízení. Požadovány mohou být také další dokumenty jako je prohlášení o shodě, doklad o montáži či oprávnění k montáži požárně bezpečnostního zařízení. Většinou jsou však tyto doklady vyžadovány jen v souvislosti s kolaudačním řízením. Určitě si ale i tyto dokumenty založte pro případné pozdější kontroly.

Co se týče ostatních technických zařízení, při kontrole po vás budou vyžadovány především doklady o kontrolách a revizích elektrických zařízení, elektrospotřebičů, hromosvodů, plynových zařízení a komínů – spalinové cesty. Všechny převzaté protokoly o kontrolách a revizích doporučuji důkladně pročíst. Jsou případy, kdy vás revizní technik neupozorní na zjištěné závady a pouze předá protokol se závadami (někdy i po několika týdnech od provedení revize). Odstranění všech zjištěných neshod je samozřejmě třeba také dokladovat.

Na základě provedeného začlenění by měli být v předepsaném intervalu prováděny preventivní požární prohlídky pracoviště. Standardně se záznam o jejich provedení zapisuje do požární knihy. Zápis v požární knize však může odkazovat i na jiný záznam o prohlídce (samostatný zápis či protokol). V případě zjištěných závad je třeba také vést dokumentaci o jejich odstranění (kdo je za odstranění závady zodpovědný, do kdy bude závada odstraněna, kdy, kým a jak byla závada odstraněna).

Poměrně často bývá opomíjena kontrola aktuálnosti dokumentace požární ochrany. Povinností vašeho technika PO/ OZO PO je provést alespoň 1x ročně kontrolu aktuálnosti dokumentace PO. Provedení kontroly je třeba písemně doložit, ideálně zápisem do požární knihy. S kontrolou aktuálnosti dokumentace souvisí také provádění cvičného požárního poplachu. Pokud je vaše provozovaná činnost začleněna do složitých podmínek pro zásah, 1x ročně se provádí cvičný požární poplach, kterým se prověřuje účinnost opatření stanovených v požární poplachové směrnici a požárním evakuačním plánu. Proto by tyto dokumenty měly být o nejkonkrétnější a odpovídat podmínkám na vašem pracovišti. O provedení poplachu by měl být proveden zápis (požární kniha či samostatný protokol). Skutečnosti zjištěné při poplachu by následně měly být promítnuty do příslušné dokumentace požární ochrany.